クラウド型文書管理システムのおすすめ10選！選び方や導入メリットも解説

クラウド型文書管理システムとは

クラウド型文書管理システムとは契約書や業務マニュアルなど、業務で使用する文書を一元管理できるシステムです。システムによっては画像や動画、音声ファイルも保管できます。

文書管理システムの特徴は、検索機能が充実している点です。タイトルやキーワードが部分的に一致すると、候補が提示されるため、目的の文書をすぐに見つけられます。

クラウド型の文書管理システムはオンプレミスと異なり、インフラ環境の構築は必要ありません。メンテナンスやアップデートも提供元が対応するため、システム管理者の負担増大を避けられます。

クラウド型文書管理システムの導入による6つのメリット

クラウド型文書管理システムを導入すると、以下6つのメリットが得られます。

メリットの内容を1つひとつみていきましょう。

メリット1. 必要な文書をすぐに見つけられる

文書管理システムは簡易検索や部分一致など、高性能な検索機能を搭載しており、目的の文書を短時間で見つけられます。ファイル名や作成者、日付など、入力内容が部分的に合致していれば、候補となる文書が提示される仕組みです。

文書ごとにタグ付けやカテゴリー分けをしておくと、目的の文書に関連した書類もすぐに見つけられます。検索機能が充実した文書管理システムの導入によって、無駄な時間を最小限に抑えられるでしょう。

メリット2. ペーパーレス化を進められる

文書管理システムには契約書や顧客関連の資料、業務マニュアルなど、業務で使用する文書をまとめて管理できます。検索機能も充実しており、必要な文書をいつでも活用できる状態です。紙文書と異なり、オフィス内に保管スペースを確保する必要はありません。

ワークフロー機能も搭載しており、新たに作成した文書の申請〜承認まで、一連の作業をシステム上で完結できます。承認を得るために、紙文書への印刷や回覧をする必要はありません。ペーパーレス化の促進によって、経費削減や業務効率改善を図れます。

メリット3. 文書や情報の共有がしやすい

文書管理システムの導入によって、コミュニケーションの活性化や社員間の連携強化を図れます。文書の保管場所を提示すると、相手とすぐに情報やナレッジの共有が可能です。

システムによっては、アカウントを持たない相手とファイルを共有できます。ファイル共有に必要な作業は、フォルダ専用のURLを発行するだけで、特別なスキルは必要ありません。パスワードの入力回数やダウンロード回数を制限すると、情報流出のリスクも軽減できます。

メリット4. バージョン管理がしやすくなる

文書管理システムの多くは、自動バージョン管理機能を搭載しており、常に最新版のファイルが表示されている状態です。バージョンの自動更新によって、誰がいつどのような変更を加えたか、すぐに把握できます。

過去のバージョン取得にも対応しており、操作ミスや上書きによってデータを失う心配はありません。システムによっては保存期限が過ぎたファイルの自動削除機能も搭載しており、ストレージ容量の圧迫も避けられます。

メリット5. 情報漏えいのリスクを軽減できる

機密情報漏えいの発生リスクを最小限に抑えられる点も、文書管理システムを導入するメリットの1つです。アカウントロックやIPアドレス制限、2段階認証などを搭載しており、不正アクセスの脅威を軽減できます。

システムによっては暗号化や印刷禁止機能も搭載しており、第三者が目的の機密文書を出力するのは困難な状況です。

ユーザーや部署単位で閲覧可能なファイルを制限すると、アクセス権の過大付与にともなう内部漏洩も避けられます。アクセスログから操作履歴も確認できるため、抑止力の向上や犯人の早期発見にもつながるでしょう。

メリット6. 働き方の多様化につながる

在宅勤務をはじめ、テレワークの導入を実現するきっかけにもなります。クラウド型のため、インターネット環境さえ整っていれば、場所を問わずシステムへアクセスが可能です。業務で必要な文書はシステム内にすべて保存されており、書類を持ち帰る必要はありません。

テレワークは社員と企業側、双方に多くのメリットをもたらす働き方です。主なメリットを以下にまとめました。

共同編集やファイル共有、コメント機能を搭載したシステムを導入すると、複数人での作業も効率的に進められます。

クラウド型文書管理システムの導入による3つのデメリット

クラウド型文書管理システムを導入する前に、以下3つのデメリットを理解しておきましょう。

紙文書で管理してきた期間が長いほど、電子データへの変換に時間がかかります。社員へ混乱を与えないよう、文書管理システムの運用マニュアルやルールの作成が必要です。

デメリット1. 一定の費用がかかる

文書管理システムに留まらず、新たなシステムの導入には一定の費用がかかります。初期費用を無料としている企業もありますが、少数です。初期費用が無料の場合、月額費用が高めに設定されている可能性が高いため、注意しましょう。

月額費用は数千円〜数万円が相場です。月額固定制と従量課金制、2種類の料金体系のどちらが自社に合っているか、慎重な見極めが求められます。

デメリット2. デジタル化に時間がかかる

文書管理システムで文書をまとめて管理するには、紙文書をスキャンして電子データに変換しなければなりません。これまで扱ってきた紙文書の量が多いほど、電子データへの変換に必要な時間が増えます。

通常業務への支障を回避するため、1度に大量の文書をスキャンするのは避けましょう。業務マニュアルや資料など、業務での使用頻度が高い文書から電子データへ移行していくのが無難な対応です。

デメリット3. ルールやマニュアルの作成が必要になる

文書管理システムの運用マニュアルを作成する必要があります。ファイル名の付け方や保存方法など、ルールを統一しない場合、必要な文書をすぐに見つけられません。

目的の文書を見つけるまでに多くの時間がかかり、業務効率の低下やコミュニケーション不足につながります。事前に運用マニュアルやルールを整備しておき、運用状況に応じて内容を柔軟に変更しましょう。

クラウド型文書管理システムのタイプ

クラウド型文書管理システムは以下の5種類に分類できます。

個々の特徴をみていきましょう。

社内文書×保管型

用途や種類を問わず、社内文書全般を保管したい場合におすすめのタイプです。研究報告書や作業指示書、営業活動の記録など、さまざまな文書をまとめて管理できます。

豊富な検索機能を搭載しており、目的の文書を見つけやすい点も特徴です。階層構造で各種ファイルは保存されるため、操作画面や作業方法に戸惑う心配も少ないでしょう。暗号化や印刷制限、持ち出し管理などの機能を搭載したシステムを選ぶと、内部漏洩の発生も避けられます。

社内文書×作成・共有型

文書作成の効率化やスムーズな情報共有を求めている場合におすすめのタイプです。共同編集やコメント機能を搭載しており、複数人で意見を交わしながら文書を作成できます。リアルタイムで内容が更新されるため、チャットやメールで作業の進捗状況を報告する必要はありません。

完成した文書の共有に必要な作業も、専用URLの発行のみです。アカウントの有無を問わず、相手とファイルを共有できるため、スムーズな情報共有やコミュニケーションの活性化が望めます。

契約書×保管型

契約書の期限管理や台帳管理に強みを持つタイプです。契約の更新期限が迫った段階で、担当者にメールが自動配信されます。契約更新や契約終了手続きの対応漏れを防ぐのが目的です。

顧客や取引先の数が増えるほど、契約書の管理負担が大きくなります。契約更新の手続きが遅れた場合、顧客に不信感を抱かせるでしょう。最悪の場合は取引量の減少や取引の打ち切りを招く可能性もあります。

加えて利用頻度が低いサービスやシステムの契約を期限までに解約し、無駄な支払いを防ぐことも重要です。契約書台帳の作成や入力を自動化する機能も搭載しており、契約書管理の工数を大幅に削減できます。

契約書・作成・共有型

契約書の作成業務を効率化できるタイプです。テンプレートを搭載しており、フォーマットの作成は不要です。

ワークフローや電子契約サービスとの連携によって、契約書の作成〜承認まで、一連の作業をシステム上で完結できます。契約書の印刷や封入、郵送の必要はありません。修正があった場合でもシステム上ですぐに対応できるため、スムーズな契約締結を実現できます。

電子契約サービスで結んだ契約情報やタイムスタンプ付きの契約書が、自動で反映される点も魅力です。

社内外保管型

オンラインストレージの機能を搭載しているタイプです。画像や音声、動画ファイルなど、文書以外のファイルも共有できます。高性能サーバーを搭載しており、速度遅延や通信障害に悩まされる心配はありません。

ファイル共有の際、パスワードの試行回数や公開期間を制限できるため、情報漏えいを過度に心配する必要はないでしょう。

マルチデバイスに対応しており、デバイスの種類を問わずファイルの閲覧が可能です。リアルタイムでの編集機能を搭載したシステムを選ぶと、よりスムーズに情報を共有できます。

クラウド型文書管理システムの選び方

クラウド型文書管理システムを選ぶ際は、以下4つのポイントを意識しましょう。

システムの選定に臨む前に、導入目的を明確にしておくことが重要です。文書管理システムはタイプごとに搭載機能が異なるため、目的や課題があいまいではミスマッチを招く可能性が高まります。

導入目的に合っているか

どのような課題を解決したいか、明確化しておくことが重要です。文書管理システムはタイプによって、搭載機能や強みが異なります。導入目的があいまいな状態でシステムを選定しても、ミスマッチを招く可能性が高まり、課題解決には至らないでしょう。

たとえば、社内文書の作成工数の削減を目指している場合、社内文書×作成・共有型に該当するシステムの導入がおすすめです。共同編集やコミュニケーション機能を搭載しており、業務効率改善と成果物の品質向上が望めます。

導入目的が明確になると、文書管理システムに求める機能も自然と絞られるでしょう。

検索機能が充実しているか

文書管理システムを選定するうえで、検索機能の充実度も重要なポイントの1つです。簡易検索や絞り込み検索、前方一致検索など、さまざまな方法で文書を検索できると、目的の文書を短時間で見つけられます。

組織全体の生産性にも大きく影響してくるため、商品サイトでどのような検索機能を搭載しているか、確認しておきましょう。

セキュリティ対策は万全か

強固なセキュリティ対策を講じている文書管理システムを選びましょう。セキュリティレベルが低いシステムを選んだ場合、機密情報が流出する可能性が高まります。

顧客情報を記載した文書が流出した場合、社会的信用低下やイメージダウンは避けられないでしょう。多額の利益損失を避けるため、文書の暗号化やアカウントロックなど、セキュリティ対策が充実したシステムの選定が重要です。

ログデータの取得や印刷制限などを搭載したシステムを選ぶと、内部統制の強化も図れます。

無料トライアルを利用できるか

無料トライアルとは1週間〜1カ月、無料で文書管理システムを利用できる制度です。費用をかけずに、機能性やユーザーインターフェースなどを確認できます。

特にはじめて文書管理システムを導入する場合は、有料プランの前に無料トライアルの利用を検討しましょう。ミスマッチにともなう無駄な時間や費用の発生を避けられます。

おすすめのクラウド型文書管理システム10選

参照元：invoiceAgent 文書管理

• セキュリティを担保した文書の保管・閲覧
• AI OCRによる文書内の文字情報のデータ抽出により文書の検索性が向上
• 電子帳簿保存法に対応した電子文書管理

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参照元：楽々Document Plus Cloud

• 幅広い管理業務・ドキュメントに対応可能
• シェアNo.1のエンタープライズサーチ製品搭載
• 充実のサポート体制と継続的な製品改善

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参照元：Fleekdrive

• セキュリティ対策が万全で安心できる
• ファイル共有権限を細かく設定できる
• リアルタイムで共同作業ができる

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参照元：LegalForceキャビネ

• 情報入力の手間が省ける
• 業務の時間が短縮される
• 契約書がすぐ見つかる

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参照元：ActiveAssets

• 初期投資が不要で段階的な導入が可能
• 低コストで利用できるオンラインサービス
• サーバーのメンテナンスや保守管理が不要

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参照元：PATPOST

• AI-OCRを搭載した文書管理システムで書類の全文をテキスト化できる
• 直感的な操作でシステムに不慣れな人でも簡単に利用できる
• アカウントごとあるいはキャビネットごとの権限設定でセキュリティ面も安心

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参照元：CLOUD CABINET

• 紙文書と電子文書をまとめて管理できる
• API連携で電子契約を自動連携できる
• 契約書管理に必要な作業をサポートできる

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参照元：FileBlog

• ブラウザだけでファイル内容を確認できるファイルプレビュー機能
• 数十万件〜数百万件以上の大量ファイルの共有・公開が可能
• 検索エンジンを初めからビルトインしている

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参照元：MyQuick

• ユーザー数無制限で利用できる
• 台帳項目を自由に設計できる
• 簡単検索で目的の文書に辿り着ける

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参照元：NotePM

• 検索性能が高い
• セキュリティ対策が充実している
• わかりやすいUIで直感的に操作できる

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クラウド型文書管理システムの導入前に検討すべき方法

文書管理システムの導入以外にも、文書管理を効率化する方法があります。クラウド型文書管理システムの導入前に、以下2つの方法を検討しましょう。

文書管理で特に工数がかかる作業は、紙文書をスキャンする作業です。外注先の活用によって、社員が業務に集中できる環境を整えられます。

「比較ビズ」を利用すると、自社の条件に合致した企業を効率的に見つけられるでしょう。

文書管理代行サービスの利用

コア業務へのリソースを集中して割きたい企業向けの選択肢です。文書管理代行サービスを利用すると、主に以下の業務を外注先に委託できます。

文書管理代行サービスを利用するメリットは、文書の保管費用や手間を削減できる点です。外注先の文書管理システムにまとめて書類が保管され、必要に応じて印刷や郵送、回収を依頼します。保管スペースの確保や整理整頓をオフィスで実施する必要もありません。

反面、セキュリティ対策が甘い企業に依頼した場合、機密情報の流出を招く可能性が高まります。セキュリティ対策を事前に確認しましょう。業務の依頼量が増えると費用が高騰するため、依頼内容を限定することも重要です。

文書管理コンサルティングの利用

文書管理コンサルティングとは、文書管理全般に関するアドバイスを受けられるサービスです。コンサルタントは豊富なノウハウと実務経験を兼ね備えており、自社の実情を反映した提案が得られます。

運用マニュアルの作成やシステムの選定など、さまざまな業務の依頼が可能です。文書管理の目的やメリットをていねいに説明してもらえるため、組織全体で文書管理に取り組めるでしょう。社員のモチベーションアップや文書管理への共通認識を持ちたい企業に有効な方法です。

反面、コンサルティング料金がかかります。複数のコンサルティング会社に見積書の請求や商談を依頼し、自社に合った企業を選びましょう。

まとめ

今回の記事では以下の4点に関して述べてきました。

クラウド型文書管理システムの導入によって、ペーパーレス化を推進できます。新たに作成した文書の承認を得るために、紙文書への印刷や回覧をする必要はありません。業務で必要な文書もシステム上でまとめて管理できます。

反面、紙文書での保管期間が長いと、スキャン業務に多くの時間をかけなければなりません。通常業務への支障を避けるためにも外注がおすすめです。

「比較ビズ」を利用すると、必要事項を入力する2分程度で条件に合った企業を探し出せます。外注先を探している方は、ぜひ利用してみてください。

監修者のコメント

株式会社GeNEE

代表取締役 日向野卓也

東京工業大学環境・社会理工学院卒業。慶應義塾大学大学院経営管理研究科修了。MBA（経営学修士）取得。国内最大手SIerの株式会社NTTデータで大手法人領域（大手流通企業、大手小売企業）の事業開発、事業企画等の業務に従事。米国スタンフォード大学への研修留学を経て、システム/モバイルアプリ開発会社の株式会社GeNEEを創業。

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文書管理システムを導入・構築する際、以下の手順を踏むことで、システム化が円滑に進みます。

（１）現段階での管理方法を明文化する
（２）現状を踏まえたTo-Be（理想の姿）を固める
（３）具体的な画面、機能、ユーザインタフェースを関係者内で議論する
　　　※大規模な会社であればアンケートシステム等を通じて、
　　　　従業員の反応を確かめる

それぞれについて見ていきます。第一段階として、現段階の管理方法を明文化することをおすすめします。そこから将来的にデジタル化が必要なもの、必要ないものを峻別します。全ての文書をデジタル化の対象にしてしまうと、スキャン作業等にかなりの時間と手間がかりますので、あまりお勧めしません。

第二段階として、To-Be（理想の姿）を固めます。目標（ゴール）が明確でないと、文書管理システム導入後の評価検証が難しくなります。文書管理システムは、文書記録機能、検索機能、バージョン管理機能、保管期限や更新期限などの管理機能、ワークフロー機能といった多種多様な便利な機能を持ち合わせていますので、機能を切り口に目標設定を定めるのも一つの案として良いと思います。

第三段階は、トライアル製品やプロトタイプやモックを通じて上記のTo-Be（理想の姿）をクリアできるか社内関係者の中で議論することを意味しています。実際にトライアルを開始して文書管理システムに触ってみると、これまで議論できていなかったものが見えてくるはずです。

関係者の数が増えすぎると、意見が発散してしまい、文書管理システムの導入遅延や中止といった事態を引き起こしかねません。タスクフォースのように各部署の代表者を決め、その中で試運転してみると良いでしょう。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。