ビジネスフォンの仕組みとは？家庭用電話機との違いや導入の流れについて解説

ビジネスフォンの基本と仕組み

ビジネスフォンは、複数の電話機を1台のシステムで管理し電話回線を集約することで、すべての電話機で受信や転送ができる仕組みを形成しています。この制御システムは「主装置」や「PBX」と呼ばれており、ビジネスフォンの機能が搭載された装置です。

ビジネスフォンで利用できる内線通話や保留転送、同時着信機能は、社内での円滑なコミュニケーションや業務効率の向上に役立ちます。個別に回線を持ち、1台の電話機で1つの通話を行う家庭用電話機と比べ、ビジネスフォンはオフィスや事務所での利用に適しています。

ビジネスフォンと家庭用電話機の具体的な違い

一般的に使用される家庭用電話機とビジネスフォンにどのような違いがあるか、ビジネスフォンの具体的な用途に触れながら説明します。

複数の相手先からの電話を同時に対応できる

ビジネスフォンを利用すると、複数の着信への同時対応が可能です。家庭用電話機の場合、複数の相手からの着信を一度に対応することはできません。

一方、ビジネスフォンでは主装置によって外線が配分され、複数の電話機で着信を受けられるようになります。複数のクライアントから同時に電話がかかってきた場合も、通話中でつながらない状態が減りスムーズな対応が可能です。

内線機能を利用し電話の取りつぎができる

ビジネスフォンとして利用する電話機には内線番号を振り分けることができ、内線を用いた社内通話が可能になります。家庭用電話機では、複数回線・複数台で通話を行うと別途通話料が発生しますが、ビジネスフォンでの内線通話は無料です。

他フロアや他部署に確認事項がある場合、わざわざデスクまで行く手間が省け、社内コミュニケーションが円滑化します。

保留転送で外出先でも電話対応が可能

ビジネスフォンには、保留転送機能が搭載されています。保留ボタンを押すと、受話器を戻しても電話をつないだままの状態を維持できます。担当者に外線電話を取り次ぐ場合や上司の確認が必要な場合など、相手に待ってもらう際に便利な機能です。

外線電話を保留するだけではなく、他の内線へ転送する機能も備わっています。ビジネスフォンの機能によっては、スマートフォンを内線化することで外出先での電話対応も可能です。時間の短縮と業務の効率化ができ、外部の電話相手を待たせずに済みます。

ビジネスフォンの便利な5つの機能

業務に活用できるビジネスフォンの便利機能は、次の5つです。

1. 自動折り返し発信（コールバック機能）

ビジネスフォンには、自動折り返し発信機能が搭載されています。事前に登録した携帯電話から会社に発信してワンコールで切ると、会社から自動的に折り返し電話が発信されます。

コール応答後、話したい人の電話番号を入力することで会社の電話料金で通話が可能です。外出時の携帯電話料金を削減でき、節約効果があります。

2. 鳴り分け設定

ビジネスフォンは、異なる着信音を振り分けて設定したり、特定の電話機に着信させたりすることができます。部署ごとに着信音を振り分けることによって、電話番号を確認せずとも誰あての着信か即座に判断することができます。

鳴り分け設定を取り入れると、取り次ぎをはじめとする電話対応に割く時間が減り、業務効率化につながるでしょう。通話相手が何度も変わる状況を防ぎ、相手先に不快感を与えないメリットもあります。

3. ダイヤル短縮

ダイヤル短縮は、特定の電話番号を短縮登録して本来の電話番号より短い番号で発信できる機能です。頻繁に電話をかける取引先の電話番号を短縮登録すると、業務を効率化できます。

すべての内線機で共有利用できる「共通短縮」と、個別に設定できる「個別短縮」があるため、部署やフロアごとで柔軟な設定が可能です。

4. 自動音声案内・不在転送

ビジネスフォンには通常、自動音声案内や不在転送機能が搭載されています。自動音声案内は、着信時に自動で連絡内容を判断し、適切な部署や窓口に通話をつなぐ機能です。

音声ガイダンスに従って顧客が取り次ぎ先を選択でき、社員による取り次ぎ業務を削減できます。また1つの電話番号を全般的な受け口に利用できるため、ホームぺージやパンフレットなどに複数の問い合わせ先を記載する必要がありません。

5. スマートフォンの内線化

スマートフォンの内線化は、ビジネスフォンの基本的な機能の一つです。スマートフォンを固定電話の内線として加え、外出の多い担当者やリモート勤務中の社員あてに着信があった際、折り返すことなくリアルタイムで電話をつなげます。

自宅や外出先、テレワーク環境下でも、スマートフォンを使って取引先とスムーズなやり取りが可能です。発信者を待たせず対応できるため、ビジネスチャンスを逃しません。

ビジネスフォンの導入の流れ

ビジネスフォンを導入する際は、以下の流れに沿って進めるとスムーズです。

1. 必要な機能を事前に決めておく

ビジネスフォン導入の際は、事前に必要な機能をまとめておくといいでしょう。ビジネスフォンは本記事で紹介した機能をすべて搭載しているわけではなく、メーカーや機種によって機能が異なる場合があるためです。

用途や拡張性を考慮してあらかじめ必要な機能を決めておけば、条件に該当する業者を選びやすくなるでしょう。必要な機能を見積もり時に伝えることで、契約前に正確な費用がわかります。

現在ではスマートフォン利用の企業が増えており、スマートフォンを内線化できる機能が人気です。業務を円滑にするために、自社の理想のビジネススタイルを想定してビジネスフォンを導入しましょう。

2. 導入に必要な工事について把握する

ビジネスフォンの諸機器の導入には、オフィスの特別な工事が必要です。電話機の接続や配線の引き込みなど、オフィス内の電話機を利用する範囲全体におよびます。

建物によっては主配電盤に鍵がかけられていることがあるため、事前に管理会社に確認をとる必要があります。工事の予定が決まったらすぐに知らせ、当日の段取りを打ち合わせしておきましょう。

部門編成を変えたり新しい部署を立ち上げたりした際は、電話機を新しく設置するケースもあり、増設の際も工事を依頼する必要があります。増設方法は規模や配置によるため、都度確認が必要です。

3. 複数社に見積りを依頼し条件を比較する

ビジネスフォンを導入する際は、複数のビジネスフォン会社に見積もりを依頼しましょう。導入台数や回線数によっても変化しますが、小規模なオフィスで10〜30万円、大規模な企業であれば100万円以上が一般的な相場です。

複数社の見積もりを比較することで、価格相場が把握できるだけではなく、サービスが手厚い会社を見つけられます。比較対象があれば条件の交渉がしやすくなり、最適な条件でビジネスフォンが導入できます。

比較ビズでは、複数のビジネスフォン会社に対する無料の一括見積もりが可能です。自社の働き方に最適でローコストなビジネスフォン会社を探している方は、ぜひ気軽に比較ビズをご利用ください。

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まとめ

ビジネスフォンはさまざまな機能を搭載しており、業務を円滑にします。ビジネスフォンを導入することで、電話対応に費やしていた時間を他業務に充て、有効活用することができます。

一般的な固定電話よりビジネス利用に適しているため、導入によるメリットは大きいでしょう。契約の際は、契約内容をよく確認し慎重に搭載機能を選択する必要があります。

自社に適したビジネスフォンの会社を探す場合、比較ビズで一括見積もりを利用することをおすすめします。1社ずつ依頼・調整する手間を省くためにも、ぜひご利用ください。

監修者のコメント

株式会社ビジネスクロース

代表取締役　山口嘉太

東京都千代田区出身。オフィス機器販売店を5年間経て株式会社ビジネスクロースを設立、代表取締役就任。累計1,000社以上の中小企業のオフィス機器周りをサポートし、コスト削減を実現。現在は、外資系企業、上場企業のオフィス機器も担当。オフィス機器の他に、営業コンサルティング、営業研修など幅広い分野で活動中。

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会社の一つの番号で複数人が通話できる事が家庭用電話機とは違うビジネスフォンのメリットと考える会社が多いのではないでしょうか。 会社の大切な取引先、お客様からの着信があった場合に話中で電話が使えないと不便ですし、起業間もない会社ですとビジネスチャンスも逃しかねません。

一番注意する必要がある部分が、ビジネスフォンを導入したからすぐ複数人が同時通話機能を利用できる事はありません。同時通話を使用できるように、利用している電話回線会社へプラン変更が必要になります。

また、セキュリティシステムと連動している電話機も増えています。ネットワークカメラとの連携や、受付電話、インターフォンとの連携も可能ですので、効率よくビジネスを進めるために必要になってくる会社もあるでしょう。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。