イベント告知の方法とは？成功のポイントと集客に強いおすすめサイト5選

イベント告知の方法は主に8通り

イベントの日時や内容、特典、参加する人の情報などを多くの人に公開する必要があります。その際、どのメディアに公開するかによって、情報が到達する層や規模が異なります。

そのため、それぞれのメディアの特徴を押さえ、イベントの内容に合ったものとすることが重要です。

イベント告知サイト

イベント告知を専門とするサイトに掲載するのはとても有効な手段です。イベントに興味がある人が閲覧するので効率が良いですし、多くの人数に情報が伝わります。

ジャンルごとに分かれているため、ターゲットを絞りやすいという特徴があります。一回の掲載ごとに料金を支払うタイプや、会員登録をして会員費を支払うサイトもあります。

詳細は後述しますが、他の手法と比べてもメリットの多いメディアですので、積極的に利用することで集客力をアップできます。

チラシなどの紙媒体

チラシやカード、パンフレットなどを印刷して関係各所に配ったり、店頭に置いてもらったりします。

また、雑誌や新聞、情報誌などに広告を出稿してもらったり、記事として取り上げてもらったりすることができます。

ネットを使った宣伝が主流になっているとはいえ、安定した読者数を確保できますし、デジタル媒体よりも信頼度が高いというのがメリットでしょう。

印刷費や広告出稿費などのコストがかかりますし、読者からの反応が見づらいという面もあります。

ホームページ

自社ホームページを持っているのであれば、その中で宣伝するのはイベント告知の基本とも言えます。特集ページを作るのも良いですし、トップページに新着情報のような形で取り上げて、目立つようにします。

可能なら、イベント紹介の動画を作って載せる、ホームページ読者限定の特典を設けるなどして、集客の仕方に工夫を凝らすこともできるでしょう。

サイト内でブログをしているのであれば、イベント準備の様子を上げるなどして、読者の期待を高めるのも良い方法です。

SNS

SNSは、気軽に情報を更新して多くの人へ周知させることにとても優れています。

こまめにイベント情報を更新したり、毎回のコメントの末尾に短い紹介を掲載したり、ホームページの特集ページへのリンクを貼るなどの方法があります。

Instagramなどの写真がメインの媒体であれば、イベントの告知を画像で行うことによりイメージしやすいでしょう。

コストがほとんどかかりませんし、情報アップのための手間もあまりいらないので、コスパに優れた方法です。

また、大規模なイベントであれば、専用のアカウントを立ち上げて集中的に活動を行うこともでき、それぞれの規模に合った手法を採れます。

ネット広告

リスティング広告やアフィリエイトなどのネット広告を使って、イベント告知をするという方法があります。

検索ワードを上手に設定することによって、狙っているターゲットに広告を表示させることが可能なため、効果的な手法でしょう。

ネット広告だけで集客を完了することはできず、あくまでもサイトへの誘導という立ち位置で利用するのがベストです。

このタイプの広告はクリック率や表示率などのデータを明確に収集できますので、分析がしやすいというメリットがあり、上がってきたデータによって、イベントの参加人数の予想を立てることも可能でしょう。

プレスリリース

企業の公式な発表としてプレスリリースは、必ず行っておきたい方法の一つです。BtoBの情報発信手段としては基本となりますので、初めに手を付けるようにしましょう。

公式情報として重みを持たせることになりますし、マスメディアに送付して特にビジネス関連の人たちに見てもらい、そこから情報が広がっていくことにもなるからです。

いくつかのプレスリリース発信元がありますので、業界や内容に合ったところを選ぶことも大事です。

ダイレクトメール

紙媒体の手法の一つですが、直接潜在顧客に送付するという点で、読んでもらえる確率が高くなります。メルマガ限定特典などを付けることで、集客アップを狙うことも可能です。

ただし、送付先リストの入手や印刷、送付などの手間とコストがかなりかかります。費用に対してどれだけの効果があるかどうかは厳しいところもありますので、利用は慎重に検討すべきです。

メルマガ

メルマガを配信しているのであれば、そこでイベント告知をするのはとても効率が良く、効果も期待できます。

ダイレクトにイベントの説明と招待を行っても良いですし、ホームページの特集ページのリンクを貼ることもできます。ある程度自社に関心のある読者に招待を送れますので、集客を期待できるのがメリットです。

すでにメルマガを他の目的で利用していて、そのノウハウがあるというのであれば、イベント告知のために利用するのもありです。もしくは、既存のメルマガでページを別に割いて、イベントの告知を特集の形で取り上げるという方法を採るのも良いでしょう。

イベント告知を成功させる5つのポイント

イベント自体の目的を果たすためには、ターゲットとなる層に当たる人がどれだけ来てくれるかにかかっています。

コスパのことも考えて、効率の良い告知を行うためにも以下のようなポイントをおさえ、戦略を練ることが重要になってくるのです。

イベント内容の分析

イベント立案をするチームとその告知をするグループは、異なるメンバーであることが多いです。

そのため、まずは企画者とコミュニケーションを取り、企画者としてどんな人を呼びたいのか、どんな目的のイベントなのかを分析する必要があるでしょう。

これにより、効果的な告知方法を見つけるのに役立ちます。

ターゲットの絞り込みとリスト化

セミナーであれば、最もその内容を聴きたいと思われる層を検討していきます。

まずは、どんな人たちに来てほしいか、年齢や性別、収入レベル、趣味などの関連する項目から絞り込みましょう。その上で、ターゲットとなる層をリスト化していきます。

こうすることで、最もターゲットに訴えられるメディアを選ぶのが楽になります。

告知媒体の選定

上記のターゲットリストに基づいて、最も訴求効果の高い媒体を考えていきます。あらかじめ、それぞれのメディアの特徴を押さえておくと、より効率よく決めることができます。

たとえば、SNSの中でもFacebookは、他のものよりも中高年の利用率が高い傾向にあります。そのため、SNSで告知をすることを決めて、ターゲットが高めの年齢層であれば、Facebookという選択肢がすぐに生まれてきます。

もちろん、予算や期間、関われる人員数に応じて、複数の媒体を使い分けて、より広い層に、そして深く情報を浸透させることもできます。

イベントにおける宣伝

繰り返しイベントを行う予定がある、種類は異なるものの会社として様々な催しを行いたいということであれば、イベント自体も重要な告知の場となります。

次回の予定を紹介したり、リピーター限定の特典を付けたりするのは良い方法でしょう。

一度来てもらっている人に告知をした方が、全く新しい人にアプローチするよりも効率が良いからです。

アフターフォロー

イベントはリピート率が比較的高い傾向があります。

そのため、一度何らかの催しに来てもらった人へのアフターフォローは大事です。

来場者にメールアドレスや住所を教えてもらうように工夫して、メルマガやダイレクトメールを送れるようにしましょう。

または、会場にSNS情報を設置し、フォローしてもらえるようにするのも手です。

イベント告知の2つの注意点

イベント告知には、2つの注意点があります。

イベント告知の注意点を知ることで、失敗する可能性を減らせるでしょう。イベント告知をする際の参考にしてください。

イベント内容をわかりやすく伝える

イベント告知では、イベント内容をわかりやすく伝える必要があります。

例えば、イベントのタイトルをキャッチーなものにする、イベントの内容をまとめるなど参加しやすいように促すことが大事でしょう。

参加者が参加してみたいと思うタイトルやイベント内容になるように工夫する必要があります。

多数のサイトで告知する

イベント告知では、多数のサイトで告知する必要があります。

1つのサイトしか使わない場合と5つのサイトを使う場合は、見てくれる人に大きな違いがあるので、イベント告知する際は、多数のサイトで告知しましょう。

サイトに載せる文章は、使い回しで使えるので、一度考えるとあとから楽になります。

イベント準備で大切な3つのこと

イベント準備で大切なことを意識することで、イベント告知がスムーズにできる可能性が高いです。イベント準備する際の参考にしてください。

イベントの目的をはっきりさせる

イベントの目的をはっきりさせることで、イベントが成功する確率が上がります。

目的がわかることで、イベントの内容や誰に向けたイベントなのかがわかってきます。

例えば、認知してもらうためのイベントなのか、販売イベントなのか、目的によって、イベント内容が変わってくるでしょう。

イベント内容などを決めるためにも、目的ははっきり決める必要があります。

イベントのターゲットを決める

イベントのターゲットを決めることで、イベントの内容が具体的になってきます。

ターゲットを決めて、イベントの内容を考えると、イベントの内容がターゲットの刺さる内容になるでしょう。

ターゲットの刺さるイベントをすることで、より認知してもらえたり、商品を買ってくれたりします。

イベントのメリットを伝える

イベントのメリットを伝えることで、参加しやすくなります。

参加することで得られるメリットがどんな変化につながるのか想像することで、参加意欲が高まります。

そのため、参加する理由を作るためにも、イベントで得られるメリットをしっかり伝えましょう。

セミナーやイベントの集客強化におすすめの告知サイト5選

ここでは、おすすめのサイトを紹介します。

イベント告知サイトはたくさんあり、それぞれに得意分野が異なります。特徴をとらえて、自社開催のイベントに合ったところを使うのがカギです。

参照元：ソーシャルワイヤー株式会社

• 国際交流やグルメ、美容に特化
• 主催者・参加者のどちらにも手厚いサポートあり
• モバイル対応

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参照元：株式会社ビープラウド

• IT系のエンジニアや管理者向け
• 登録料ナシで簡単な決済方法
• スマホから専用アプリでの操作が可能

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参照元：ラーニングエッジ株式会社

• 国内大手のビジネスセミナー情報サイト
• 世界レベルのセミナーを取り扱う
• 決済などの取引が簡略的

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参照元：アクトインディ株式会社

• ファミリー向けイベントの告知におすすめ
• 最短1日で登録から掲載まで
• 無料で登録やクーポン掲載が可能

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参照元：株式会社イベントバンク

• 登録料・システム利用料無料
• 情報のジャンルは様々あり
• スピーディーな対応

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告知サイトを利用するメリットと注意点

利用するメリット

効率が良い

いくつもの告知媒体がある中でも、イベント告知サイトは様々なジャンルのイベントを、日時や会場、その内容などの情報と共に紹介してくれるものです。催しに興味がある多くの人がチェックしますので、簡単に効果良く情報を届けられます。

こうしたサイトでは、会員になっている人にメールでも情報を配信してくれるなど発信力が高いので、初めてイベント告知をする企業でも利用しやすいのもうれしいところです。

コスパが良い

掲載してもらうのに、一回あたりの掲載料がかかるケースや登録して月額を支払うパターンがありますが、コスパは良いでしょう。

情報を流すだけで告知できるので、今までこうしたメディアを使ったことがない企業でも、選択肢の一つとして検討してみてください。

利用の注意点

人気のある告知サイトだとライバルとなる掲載イベント数も多いため、閲覧者に見つけてもらいにくくなるというデメリットがあります。

告知するだけでなく、内容の伝え方や表現も重要になります。ターゲット層に響きやすいタイトルなのか、他イベントと差別化された魅力的なタイトルなのかに注意して作成するとよいでしょう。

まとめ

イベントは告知の仕方によってその集客が大きく変わってきます。ターゲティングをしっかりして、効果的な告知ができるようにする必要があります。

そのためにも、イベント告知サイトはとても役立ちます。

たくさんのサイトがありますが、「比較ビズ」ではいろいろなサービスを一括比較して、より自社に合ったサイトを見つけられるようにしています。

仲介手数料もかからずお得に一括比較ができますので、これからイベント開催を考えているのであれば、積極的に利用しましょう。

監修者のコメント

株式会社ラ・クレタ

チーフディレクター 秋元 一哉

東京・渋谷を拠点にクリエイティブを起点とした統合PRソリューションを提供しているブティック型PRエージェンシー。デジタルマーケティングチームやカンヌ受賞のクリエイティブパートナーとともにプロジェクトを推進。toB、toC企業問わず、さまざまな業界のマーケティングコミュニケーション課題を解決。グループ会社にasoviva合同会社を抱え、主に外資クライアントを対応している。日本パブリックリレーションズ協会(PRSJ)所属。

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本記事で紹介されている告知方法は、イベント目的にもよりますが、どれも有効だと思います。中でも重要なポイントは、主催側でイベントの5W1Hをしっかり定義することです。

その上で各ご担当者でのデスクリサーチや、実施経験豊富なエージェンシーと伴走し、ノウハウを学ぶということも選択肢に入れていただければと思います。

いずれにしてもどんなイベントも必ず集客できる方法といった正解はなく、PDCAを小さく、かつ、素早く回して、目標により近づけていくことが重要です。

最後に、もし手法選びに迷ってしまったら、イベント実施後にどのような状態であることが望ましいか、という観点に立ち、プランニングすることをオススメします。

必ずしもコストを欠ける必要がないことや、他のキャンペーン施策への誘導が成功の鍵であることなど、新たな発見があると思います。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。