グループウェアの導入費用は？【2024年版おすすめ10選を徹底比較】

グループウェアの導入・運用にかかる費用相場

グループウェアの費用は製品によってさまざまですが、もっとも大きく影響するのはクラウド型かパッケージ型（オンプレミス型）かという点です。

下記では、グループウェアの導入費用・ランニングコストをクラウド型とパッケージ型にわけて紹介します。

クラウド型グループウェアの費用相場

クラウド型グループウェアは導入費用が安く、ランニングコストはユーザー数に応じた従量課金となる仕組みが特徴です。初期費用を抑えてグループウェアを導入したい場合にはクラウド型が適しています。

クラウド型グループウェアの導入費用：0円

クラウド型グループウェアは導入費用0円のサービスが主流です。導入やデータ移行のサポートもランニングコストに含まれる場合が多く、たいていは費用を請求されません。オプションとして専用サーバーを用意する場合、サーバーの容量に応じた初期費用およびランニングコストが発生します。

グループウェアを別のシステムと連携させて導入する際には、オプション扱いとなり導入サポート費用がかかる場合もあるでしょう。

クラウド型グループウェアのランニングコスト：月額300円〜1,500円

クラウド型グループウェアにかかるランニングコストの相場は月額300円〜1,500円/ユーザーです。利用できる機能が多いプランや、セキュリティやサーバー容量などのオプションを追加した契約ほど月額費用が高くなります。クラウド型グループウェアのランニングコストを比較する際は、下記のような点に注意しましょう。

クラウド型グループウェアは従業員数が少ない企業におすすめ

クラウド型であれば導入費用を抑えられるため、専用サーバーといった高額なオプションを追加しない限り大きな負担にはなりません。ユーザー数に応じた従量課金制という仕組みから、従業員数が少なければ月額費用もそこまで高くはならないでしょう。

たとえば「サイボウズ Office（スタンダードプラン）」を従業員数30人の企業で導入した場合、初期費用0円・ランニングコスト1万5,000円/月（500円×30人）です。

※上記はあくまで目安です。詳細は費用はお問い合わせでのご確認をおすすめします。

パッケージ型（オンプレミス型）グループウェアの費用相場

パッケージ型グループウェアは導入費用・ランニングコストともにユーザー数に応じた従量課金制が特徴です。導入費用は高額になりやすい一方、ランニングコストはクラウド型と比較すると安価と言えます。

パッケージ型グループウェアの導入費用：4,000円〜12,000円

パッケージ型グループウェアの導入にかかる費用の相場は4,000円〜12,000円/ユーザーです。基本的に、ユーザー数が多いほど1ユーザーあたりの導入費用は安くなります。1ユーザーあたりの費用は「〜50人は◯円」「51人〜250人は△円」といったように、段階的に設定されている場合がほとんどです。

導入費用に1年分の継続費用が含まれていて、初年度はランニングコストなしで利用できるサービスもあります。

パッケージ型グループウェアのランニングコスト：年額500円〜2,000円

パッケージ型グループウェアにかかるランニングコストの相場は年額500円〜2,000円/ユーザーです。パッケージ型であればグループウェアのライセンス自体は買い切りですが、多くのシステムでは利用に保守契約が必要とされています。保守契約を更新しなければシステムを利用できなくなる可能性もあるため注意しましょう。

詳細な費用は機能数やオプションの有無によって異なるものの、ユーザー数が多いほど1ユーザーあたりの費用は安くなります。1年ごとではなく複数年分をまとめて契約更新してユーザーあたりの費用を抑えることも可能です。

パッケージ型グループウェアは従業員数が多い企業におすすめ

クラウド型と比較して導入費用が高いかわりに、従業員が多いほどランニングコストを相対的に抑えられます。たとえば従業員数300人の企業で、A社のクラウド型グループウェアとB社のパッケージ型グループウェアを導入した場合の費用を比較します。

A社は初期費用がかからない一方、支払い総額ではB社のほうが安くなっています。特に従業員の多い企業では、初期費用だけでなく支払い総額もあわせて比較するとよいでしょう。

【費用を徹底比較】おすすめグループウェア10選

下記ではおすすめのグループウェア10選を、費用を中心に紹介します。

サイボウズ Ofiice

参照元：サイボウズ Office

サイボウズ Officeは累計7万社以上で導入されている中小企業向けのクラウド型グループウェアです。豊富な導入実績のなかでアップデートしてきた優れた操作性と、自社オリジナルの業務改善ツールを作れる「カスタムアプリ」機能で人気を集めています。

月額500円の「スタンダードコース」と月額800円の「プレミアムコース」があり、カスタムアプリの利用可否が2つのプランの違いです。

サイボウズ Garoon

参照元： Garoon

サイボウズ Garoonはサイボウズ Officeと同じサイボウズ株式会社が提供している大企業向けのグループウェアです。サイボウズOfficeと比較して下記のような特徴を持っています。

大企業向けなだけあってパッケージ版も提供しています。初期導入費用に1年分のライセンス費用が含まれているため、低コストでの導入が可能です。

kintone

参照元：kintone

kintoneは柔軟性の高さが強みのクラウド型グループウェアです。チャットやデータ管理、タスク管理といった基本的な機能を網羅したうえで、自社の業務や課題に合わせて業務改善アプリを作成できます。非エンジニアでもドラッグ＆ドロップで作成できてエクセルの読み込みにも対応しているため、スピード感のある業務効率化が可能です。

月額780円/ユーザーの「ライトコース」と月額1,500円の「スタンダードコース」が用意されていて、「スタンダードコース」は30日間無料でお試しできます。

desknet’s NEO

参照元：desknet's NEO

desknet's NEOはリーズナブルな料金とセキュリティの高さが特徴のグループウェアです。セキュリティオプションが充実しており、SSL（暗号化通信）やIPアドレスによるアクセス制限、電子証明書によるクライアント認証など自社の運用体制に合わせて自由に組み合わせられます。

パッケージ版では厳格な情報管理ニーズにも対応でき、金融機関や政府・自治体にも採用されるほどです。クラウド版・パッケージ版ともにリーズナブルな費用設定で、クラウド版には30日の無料トライアルも用意されています。

NI Collabo 360

参照元：NI Collabo 360

NI Collabo 360は高機能なワークフローや経費精算まで対応しているグループウェアです。株式会社NIコンサルティングが、経営コンサルティングのノウハウを詰め込んで開発しています。たとえばワークフローでは、Excelで作成した書類を稟議書のフォーマットに自動変換できるため、バックオフィス業務の工数削減が可能です。

クラウド版とパッケージ版が用意されていて、特にクラウド版は月額328円〜/ユーザーと安価に利用できます。

Microsoft 365

参照元：Microsoft 365

Microsoft 365は、WordやExcelを提供しているMicrosoft Officeに、チャット・スケジュール管理・ファイルストレージといった機能を追加したクラウド型グループウェアです。

世界的に採用されているサービスなだけあって機能性とセキュリティ面での安全性を兼ね備えていています。Outlook（メール）やOneDrive（ストレージ）の操作に慣れている人も多く、導入しやすい点もメリットでしょう。

一般法人向けには、機能やセキュリティに応じて月額650円/ユーザー・月額900円/ユーザー・月額1,360円/ユーザー・月額2,390円/ユーザーの4つのプランがあります。

Google Workspace

参照元：Google Workspace

Google WorkspaceはGoogleドキュメントやGoogleスプレッドシート、Googleカレンダー、GoogleドライブといったGoogleのクラウドソフトを利用できるグループウェアです。

経費精算やワークフローといった機能はありませんが、各ツールの連携性やAPIによる拡張性が高く自由度の高い使い方ができます。GメールやGoogleカレンダーに馴染みのあるユーザーが多いこと、ドキュメントやスプレッドシートは無料ユーザーでも閲覧・編集可能で社外の人とのやり取りもしやすいことから、導入はスムーズです。

特に高機能・高セキュリティな「Enterprise」プランが用意されていて、金融や教育といった情報管理が重要な企業・法人でも利用できます（費用は要お問い合わせ）。

Aipo

参照元：Aipo

Aipoはスケジュールに関連した機能の豊富さが特徴的なクラウド型グループウェアです。

日程調整を自動化してくれるため、会議や面談のためにわざわざメールやチャットのやり取りをする必要がありません。相手がAipoを利用していない場合でも同様です。繰り返し予約や設備予約などの機能があるほか、GoogleカレンダーやSlackとの連携も可能で、使いやすさを追求しています。

「タイムカード（月額100円/ユーザー）」「ワークフロー（月額100円/ユーザー）」「ToDo（月額100円/ユーザー）」といった機能をオプションで追加できるため、欲しい機能だけを備えたグループウェアにカスタマイズ可能です。

iQube

参照元：iQube

iQubeはファイル管理や社内Wikiといった情報共有機能に強みを持つクラウド型グループウェアです。単にファイルを階層別に保存するだけでなく閲覧状態の確認やコメントの付与も可能で、情報を効率的に共有・ブラッシュできます。スケジュール上でレポートを管理できるため、議事録の共有も簡単です。

3つの有料プランのほか、容量制限つきで3ヶ月間すべての機能を無料でお試しできる「エントリープラン」も用意されています。

Group Session

参照元：Group Session

Group Sessionは無料で利用開始できるクラウド型グループウェアです。

掲示板やスケジュール、ファイル共有、施設予約、稟議といった豊富な機能を備えたグループウェアを、ユーザー数・期間無制限で無料で利用できます。モバイル利用や通知＋リマインダーなどの有料オプションによって自社の課題に合わせた運用も可能です。

無料版では、インストールや運用時のサポートは有料となっているため注意しましょう。

グループウェアの機能

業種や業界を問わずグループウェアに必要となるのは下記のような機能です。

特にコミュニケーションやファイル共有は円滑な業務進行に欠かせません。フォーマットが自社に適しているかどうかも確認しつつ、使いやすいグループウェアを探しましょう。

ほかにも経費精算やオンライン会議、日報（レポート）、アンケート、会議室予約といった機能もあると便利です。自社の課題に合わせて必要な機能と不要な機能とを吟味することで、最適なグループウェアを導入できます。

グループウェアの4つのメリット

グループウェアには次のようなメリットがあります。

業務連絡を効率化できる

メールや社内電話などで行っていた業務連絡を、チャット機能で済ませることで簡略化が可能です。掲示板機能やファイル共有機能を利用して、ネットワーク上で行えるのでスピーディーに情報を共有できるようにもなります。

ペーパーレスを実現できる

紙に印刷して社内に配っていた書類を、グループウェアのファイル共有機能を活用することでペーパーレスに素早く配信できます。プリントアウトや配布の手間だけでなく、紙やインクといった備品も削減可能です。

セキュリティが向上する

グループウェアは閲覧可能な範囲を設定できるため、情報漏れのリスクを軽減できます。クラウド管理しているデータはシステム会社の高度なセキュリティによって保護され、ハッキングのリスクも小さいでしょう。

承認・決裁業務を効率化できる

ワークフロー機能を使えば、企画書や報告書の提出もネットワーク上で行えます。何度も上司のもとに足を運んで承認を得る必要がなく、無駄な時間がかかりません。

グループウェアの2つのデメリット

グループウェアは業務効率化に便利ですが、デメリットも存在します。導入後に不都合が発生させないためにも、あらかじめ確認しておきましょう。

自社に合ったサービスの選定が難しい

グループウェアにはさまざまな製品がリリースされており、自社に合ったサービスの選定が難しいことがデメリットとして挙げられます。

グループウェアは2000年頃から急速に普及し、現在では業界に特化した製品や顧客管理機能を備えた製品など、特徴が異なる多くの製品が販売されています。各製品について十分に理解していなければ、ベストなグループウェアを選べません。自社に合っていないグループウェアを無理やり導入しても、業務を効率化できず無駄な費用となるでしょう。

大事な情報が埋もれやすい

グループウェアでは、組織内の誰でも簡単に情報を共有できます。共有漏れがなくなる一方で、利用人数が多いと共有した情報がすぐに埋もれていくため、大事な情報を見落としやすいのです。グループウェアで大事な情報を共有する際は、固定表示にする・ファイルを分ける・規則的なファイル名をつけて検索性を上げるといった方法で対策しましょう。

失敗しないグループウェアの導入の流れ

グループウェアは下記の流れで選定・導入しましょう。

現場の声を聞いたりトライアル版を試したりする際は、ITリテラシーの高くない従業員も対象にしましょう。パソコンに強い一部の従業員だけが使いこなせるシステムを導入しても、全社的な業務効率化は実現しません。

実際の導入では一気に全社のスタッフおよび業務へ導入せず、一部の運用から始めることが重要です。不具合が起きないか確認しつつ、システム移行の混乱も避けられます。

グループウェアの費用・料金相場まとめ

この記事では費用・料金相場を中心に、グループウェアの導入や運用について解説しました。

グループウェアは業務効率化やスムーズな企業運営に欠かせませんが、製品によって機能や費用がさまざまであり、自社に合ったシステム選定が難しいことも事実です。

適切な比較検討のうえで、必要十分な機能を兼ね備えたグループウェアを選定・導入しましょう。

監修者のコメント

株式会社GeNEE

代表取締役 日向野卓也

東京工業大学環境・社会理工学院卒業。慶應義塾大学大学院経営管理研究科修了。MBA（経営学修士）取得。国内最大手SIerの株式会社NTTデータで大手法人領域（大手流通企業、大手小売企業）の事業開発、事業企画等の業務に従事。米国スタンフォード大学への研修留学を経て、システム/モバイルアプリ開発会社の株式会社GeNEEを創業。

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現在、クラウド型で利用されるケースが大半を占めていますが、個別のカスタマイズが必須になる場合や、セキュリティ上、外部ストレージにデータを置くことができないような場合はオンプレミス型での構築が必要です。その際は、ライセンスフィーの費用のみならず、サーバ構築・維持管理にもコストがかかりますので、社内のIT部門とも相談の上、事前に運用体制を検討する必要があります。

グループウェア導入に伴うコスト（費用・時間）を考えますと、まずはクラウド型で導入ができないか、検討してみることをお勧めします。広く使われているものでしたら一通り主要機能は揃っており、ユーザインターフェースも使いやすいものが多く、何よりオンプレミス型よりも低コストで導入ができます。オンプレミス型での実装を検討されている会社様は、まずは一度パッケージベンダーやシステム開発会社に相談してみると良いと思います。

ツール類の選定・動作検証を行い、晴れて導入することになった後は、社内の従業員に広く浸透し、トラブルやペイン（従業員の方が使いづらいと思うこと）なく運用されているかどうか、しっかりとモニタリングを行いましょう。検討フェーズに参加できていない部署がある場合、反発の声やクレームが上がることもあるでしょう。

大切なことは、その声に傾聴し、適時運用ルールなどを改定ししながら対処していくことです。一度で完璧なものを作ることはできません。導入後のフォローアップが重要になってきます。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。