勤怠管理システムの初期費用やランニングコストはいくら？費用対効果も解説

勤怠管理システムの費用・料金相場

勤怠管理システムの初期費用やランニングコストは、クラウド型とパッケージ型のどちらを導入するかによって異なります。

• クラウド型の勤怠管理システム

  インターネットを介してシステム会社のサーバーにアクセスして利用するサービス。

• パッケージ型の勤怠管理システム

  自社に設置したサーバーにシステムをインストールして利用するサービス。

自社にあった勤怠管理システムを導入することで、効率的な管理が見込めるでしょう。それぞれの勤怠管理システムの費用を詳しく解説していきます。

クラウド型勤怠管理システム

クラウド型勤怠管理システムの初期費用

クラウド型勤怠管理システムにかかる初期費用の目安は0円〜50万円です。初期費用には下記のような項目が含まれます。

従業員数が多かったり機能が豊富だったりするほど初期費用が高くなる料金形態が一般的です。

クラウド型の勤怠管理システムには無料のお試しプランを用意しているサービスもあります。

クラウド型勤怠管理システムのランニングコスト

クラウド型勤怠管理システムにかかるランニングコストの目安は従業員1人あたり200円〜500円/月です。

従業員数に応じて費用が変わる従量課金が基本ですが、利用できる機能数やサポートの有無によって月額費用が変動する場合もあります。サーバーの運用はシステム会社が行うため、自社で保守運用費を負担する必要がありません。

• 注意点

  利用人数のミニマムが設定されているシステムもあるため注意しましょう。たとえば「奉行Edge勤怠管理クラウド」というサービスは従業員20ライセンスが基本構成です。

従業員が少ない会社はクラウド型勤怠管理システムがおすすめ

従業員数が少ない会社の勤怠管理には、パッケージ型よりもクラウド型がおすすめです。

クラウド型勤怠管理システムの月額費用は利用人数に応じて高くなる従量課金のため、従業員が少ないほどランニングコストが安くなります。従量課金ではない代わりに初期費用が高いパッケージ型と比較して、お得な場合が多いのです。

• 注意点1

  クラウド型はカスタマイズ性が低いデメリットもあるため注意しましょう。従業員数が少なくても複雑もしくは豊富な機能を必要としている場合、クラウド型の勤怠管理システムでは理想の仕組みを実現できない可能性があります。

• 注意点2

  将来的に従業員数が増える場合も考慮しなくてはいけません。パッケージ型が適している従業員規模まで拡大する予定があれば、初めからパッケージ型を導入しておいたほうが安く済むケースがあります。勤怠管理システムの移行には大きな費用がかかるためです。

パッケージ型勤怠管理システム

パッケージ型勤怠管理システムの初期費用

パッケージ型勤怠管理システムにかかる初期費用の目安は30万円〜150万円です。初期費用には下記のような項目が含まれます。

機能数やオプション・サポートの有無によって費用は異なります。パッケージを利用せず、フルスクラッチで（0から）勤怠管理システムを構築する場合の初期費用はさらに高額です。

パッケージ型勤怠管理システムのランニングコスト

パッケージ型勤怠管理システムにかかるランニングコストの目安は30万円〜35万円/月です。

パッケージ型の勤怠管理システムを利用するためには、自社に設置したサーバーを管理・運用しなくてはいけません。専門的な知識・スキルを有したエンジニアが必要です。

たいていはシステム会社への月額もしくは年額費用も発生します。運用でトラブルが発生したときにサポートを受けたり、法改正に合わせてシステムをアップデートさせたりといった費用です。

従業員が多い会社はパッケージ型勤怠管理システムがおすすめ

従業員数が多い会社の勤怠管理には、クラウド型よりもパッケージ型がおすすめです。

利用者数に応じて月額費用が上がっていくクラウド型と異なり、パッケージ型勤怠管理システムは従業員数が増えてもランニングコストが大きく変わりません。クラウド型と比べて初期費用は高額ですが、支払い総額ではお得になりやすいのです。

たとえば従業員2,000人の企業で、クラウド型勤怠管理システム「奉行Edge勤怠管理クラウド」とパッケージ型勤怠管理システム「クロノスPerformance」を導入し、5年間運用した場合の初期費用および月額費用を比較してみます。

上記のように複数年の支払い総額で見た場合、従業員数が増えるほどクラウド型よりもパッケージ型のほうがお得な場合も多くなります。費用を抑えて勤怠管理システムを導入したい場合は、初期費用やランニングコストそれぞれではなく支払い総額で比較しましょう。

ただし上記はあくまで目安であり、実際の費用はお見積もり・お問い合わせで確認してください。

勤怠管理システムの費用具体例5選

ここからは実際のサービスを例に、勤怠管理システムの導入および運用にかかる費用を紹介します。

クラウド型1. ジョブカン勤怠管理

引用：ジョブカン勤怠管理

※大企業（500名目安）は別途お見積もり

ジョブカン勤怠管理はシリーズ累計で15万社以上の導入実績を持つ、シェアトップクラスのクラウド型勤怠管理システムです。

打刻機器を購入しない場合は初期費用0円で導入でき、有料プランも1ユーザーあたり税込220円〜/月と良心的な価格に設定されています。無料のトライアルプランがあったり機能数によってプランを月ごとに変更できたりと、柔軟に費用を調整できる点が特徴です。

従業員が多い企業（目安500名）では別途お見積もりが必要なため注意しましょう。

クラウド型2. 奉行Edge勤怠管理クラウド

引用：奉行Edge勤怠管理クラウド

奉行Edge勤怠管理クラウドは、ユーザーごとではなくライセンス構成ごとに費用が設定されている勤怠管理システムです（基本は従業員20ライセンスまで）。

従業員1人あたり月額390円と抑えめの価格で、打刻や勤怠集計、コンプライアンス遵守など基本的な機能はそろっています。奉行Edgeクラウドには勤怠管理以外にもメンタルヘルスケアや給与明細電子化、年末調整申告書といったクラウドサービスがあり、複数を利用して割引を受けることも可能です。

料金シミュレーションでは利用年数や従業員数を入力して大まかな支払い費用を計算できます。

クラウド型3. ハーモス勤怠（旧IEYASU）

引用：ハーモス勤怠

ハーモス勤怠は費用の安さが特徴的なクラウド型勤怠管理システムです。

従業員数ごとに段階的な月額費用が設定されていて、上限ギリギリになるほど1人あたりの費用がお得なシステムとなっています。たとえば「月額32,780円/499名まで」のプランを450名で利用した場合、従業員1人あたり約73円というお手軽さです。

打刻や勤怠承認、シフト管理といった最低限の機能を備えた無料プランも用意されています。

パッケージ型1. BIZWORK＋

引用：BIZWORK＋

 BIZWORK＋は豊富なオプションで自社に合わせてカスタマイズできるパッケージ型勤怠管理システムです。

税込82万5000円の基本パッケージに、タイムレコーダのICカード認証機能（税込27万5000円）やエクセルシフト表の取込機能（税込27万5000円）といったオプションをつけて、自社に適したシステムを構築できます。約半年間の初期導入支援（150万円〜）もあるため、初めての勤怠管理システム導入でも安心です。

導入後、1年間の保守サポート契約（費用：要お問い合わせ）が必要となっている点に注意しましょう。

パッケージ型2. クロノスPerformance

引用：Xronos PERFORMANCE

Xronos PERFORMANCEは従業員数やクライアント数によって初期費用と月額費用が細かく設定されているパッケージ型勤怠管理システムです。

それぞれ下記のようにパターンが設定されていて、合計43パターンから自社に合ったスタイルを選べます。

従業員が2000人以上の場合もしくは21クライアント以上で操作する場合は、別途お見積もりが必要です。

勤怠管理システムのメリット7選

勤怠管理システムには大きく7つのメリットがあります。

1. 打刻時間を正確に把握できる

勤怠管理導入の最大のメリットは従業員の勤怠情報を一元的に管理できる点です。出退勤時にICカードやスマートフォンでスムーズに打刻できるのは、従業員にとっても大きなメリットと言っていいでしょう。

ただし出退勤時間が正確に把握できても給与ソフトが手入力であれば正確性が損なわれます。しかし勤怠管理システムと給与管理システムとを連携させることで、正確な給与計算が可能です。

2. 不正な打刻の防止につながる

勤怠管理システムを導入すれば第三者の不正な打刻を防げます。

タイムカードやタイムレコーダーといった打刻方法では、本人や管理者以外の第三者でも打刻が可能です。不正な打刻によって給与をごまかすことも可能でした。

ICカードやスマートフォン、生体認証を用いて打刻する勤怠管理システムであれば、本人以外による不正な打刻を防止できます。GPSを用いた打刻機能を持つ勤怠管理システムもあり、打刻と同時に位置情報も記録できるため直行直帰や出張といった勤務にも柔軟な対応が可能です。

3. 労働時間の管理がしやすい

労働時間を管理しやすくなることも勤怠管理システムのメリットです。

従業員の残業や遅刻、早退、欠勤などを一元的に管理し正確に把握できるため、適切な労務管理ができます。サービス残業やみなし残業、36協定違反を防ぐことが可能です。

従業員の労働時間を把握ししっかりと管理すれば、トラブルの抑止や企業イメージの向上につながります。

4. コストの抑制ができる

手作業で管理・集計していた勤怠情報をシステム管理にすることで、業務を効率化してコストを削減できます。

給与システムと連携することで給与支払いの正確性も増すため、ミスで給与を多く支払ってしまうといったコストを抑制することも可能です。

5. モバイルデバイス対応している

スマートフォンなどのモバイルデバイスに対応した勤怠管理システムでは、通常の出退勤の打刻だけではなく直行直帰の申請や遅刻・早退・欠勤の申請などもスムーズに行えます。

書類提出の手間を省けるうえに場所に関係なく正確な打刻ができるため、従業員の生産性を上げることが可能です。

6. 他システムと連携可能

勤怠管理システムとほかのシステムとを連携させることで、事務作業のコストを削減しつつ正確性を上げられます。

勤怠管理システムとの連携でもっともメリットが大きいのは給与管理システムでしょう。勤怠・給与・人事などを包括した労務管理システムの構築も比較的容易です。

7. 法改正への対応がスムーズ

労働基準法の改正があった場合、基本的にはシステム開発会社によるバージョンアップのみで対応が完了します。

内容の把握は必要ですが、大きなオペレーションの変更が必要ない点はコスト削減・人的ミス防止の観点で重要です。

勤怠管理システムのデメリット2選

勤怠管理システムにはデメリットも存在します。導入前に把握しておきましょう。

1. 導入ツールが自社に合っていない場合がある

慣習的に独特な勤怠形態が構築されている会社では、汎用的な勤怠管理システムを導入しても実情と合っていない場合があります。

フルスクラッチで自社に合った勤怠管理システムを開発することも可能ですが、コストに見合わないケースもあるでしょう。勤怠管理システムの導入を、複雑な勤怠形態を見直す機会としてもいいかもしれません。

2. 初期費用が高額

特にパッケージ型の勤怠管理システムでは初期費用がかなり高額で、100万円を超えるケースも珍しくありません。

勤怠管理システムの導入によってコスト削減できるとはいえ、初期費用が高すぎれば費用対効果の点でゴーサインが出ないケースもあります。社内稟議を通すためにも、初期費用とランニングコストとを加味したうえで費用対効果を判断しましょう。

初期費用がネックになる場合は、クラウド型の勤怠管理システムに絞って検討する選択肢もあります。クラウド型であれば初期費用がかからない製品も多いためです。

自社に合った勤怠管理システムを選ぶ3つのポイント

自社に合った勤怠管理システムを選ぶために、次の3つのポイントを意識しましょう。

導入したい機能を提供しているか

まずは導入したい機能を提供している勤怠管理システムかどうかを確認しましょう。

製品やプランによって提供している機能が異なります。費用が安くても機能が足りなければ意味がありませんし、高機能でも使わないものが多ければ無駄に費用を払い過ぎている状態です。

自社の状況に照らして過不足ない製品・プランを探さなくてはいけません。「奉行Edge勤怠管理クラウド」のように同社の他サービスとの連携によって幅広い機能をカバーするタイプの製品もあります。

導入後のサポートは充実しているか

導入後のサポートが充実している勤怠管理システムを選びましょう。

運用でわからないところがあったりトラブルが起きたりした際に相談できない製品は安心して利用できません。特にパッケージ型の勤怠管理システムは、月額オプションをつけなければサポートを受けられない場合もあり注意が必要です。

無料トライアルが可能か

クラウド型勤怠管理システムの導入を検討している場合、無料トライアルが可能な製品を選ぶとミスマッチが少なくなります。

無料プランは利用可能な機能が制限されていますが、ほとんどの製品で打刻や勤怠集計といった基本機能は利用可能です。まずは実際に運用してみて、自社に合っていると判断すれば有料プランへ移行しましょう。

慣習的に独特な勤怠形態が存在する場合、汎用システムでは思ったとおりの勤怠管理ができない可能性があるため、特にトライアルが重要です。

勤怠管理システムについてのよくある質問

最後に勤怠管理システムについてのよくある質問にお答えします。

勤怠管理システムの目的は？

勤怠管理システムの目的は、従業員の勤怠情報を適切かつ効率的に管理することです。人事・総務担当者の手間を大きく減らすことができ、省力化・コスト削減につながります。

また打刻にICカード認証や生体認証、GPS認証を取り入れることで、従業員の不正防止も可能です。

勤怠管理システムを開発する流れは？

0から勤怠管理システムを開発する際は、下記のような流れで進めます。

業種や勤怠形態を問わず必要になる機能は出退勤時間の打刻、複数の勤務形態への対応、管理データの集計、給与計算、工数管理、アラート、申請・承認、ワークフローなどです。36協定といった関連法規に違反しないためのアラート機能もあると便利でしょう。

費用対効果に配慮しながら、自社にどのような機能が必要なのかを考えて理想のシステムをイメージすることが重要と言えます。

勤怠管理システムの費用・料金相場まとめ

この記事では費用・料金相場を中心に、勤怠管理システムについて解説しました。

近年は手軽に導入できるクラウド型サービスが人気ですが、提供する会社によって費用も提供機能も千差万別です。費用対効果も加味しながら複数のサービスを比較・検討して、ぴったりのサービスを選ぶことをおすすめします。

監修者のコメント

アメニティ株式会社

代表取締役　新井まさみ

アメニティ株式会社、代表取締役　新井まさみ。中学生の時に初めて作成したプログラムでプログラミングの楽しさを知る。システム開発会社にて勤務後、アメニティ株式会社へ入社。入社後、システム開発会社部門を立ち上げ。2005年代表取締役に就任。大手企業の労務・厚生業務のWEBシステム化を多数担当。要件定義から運用、再開発まで行うことでシステムのライフサイクルにも対応。

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勤怠管理システムとは記事にある通り、主に従業員の出勤、退勤などを管理するためのシステムになります。主に従業員の労働時間を管理し残業時間の計算などに使います。そのほか、法定外労働時間の限度時間を超えているか等、労働時間の管理をすることも重要な役割の一つになります。もし紙のタイムレコーダーで管理していた場合、月の途中で法定外労働時間が限度時間を超えているか日々確認するのは困難になります。

休暇申請や管理も労務管理に必要な機能となりますが、通常の有給休暇管理の他に、育児休業や会社独自の休暇を設定することができればより使いやすいシステムになるのではないでしょうか。また、給与ソフトへの連携機能を使えば、給与計算の手間を大幅に減らすことができます。すでに給与ソフトを導入しているのであれば連携できるかを必ず確認してください。

給与ソフトだけでなく残業時間は健康管理システムへの連携が行われることもあります。産業医面談の必要性など、残業時間は残業代の計算以外でも管理が必要な項目となりますので、こちらの機能についても是非確認してみてください。企業により通常勤務、二交代、三交代勤務、変形労働制など多様な勤務時間があります。自社の勤務体系にあっているか導入前に精査することをお勧めします。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。